Selidbe ureda i drugih poslovnih prostora

Preseljenje poslovnih prostora se sastoji od 3 odvojena dijela: ugovaranja, pripreme i selidbe.

Ugovaranje:

Da bi se mogao odrediti broj i vrsta potrebnih vozila za selidbu te broj radnika i trajanje posla a time i cijena selidbe potrebno su nam informacije o selidbi a to su:
– naziv i adresa naručioca, kontakt osoba, telefon
– željeni datum i vrijeme selidbe
– lokacija ili više njih SA kojih se seli, tj polazišna adresa
– lokacija ili više njih NA koje se seli, tj odredišna adresa
– i za polazišnu i za odredišnu adresu je potrebno znati

• kat ili katovi na kojima je poslovni prostor (broje se efektivni katovi, 1kat=cca 18-22 stepenice)
• da li postoji lift i koje su mu dimenzije (na pr: koliko ljudi se može voziti u njemu)

– čim je moguće točniji popis stvari koje se sele

• popis namještaja (po približnim vrstama i približnim dimenzijama)
• broj kutija sa dokumentacijom –cca 20-25 kg težine (u MRAV kutije za selidbe 55x33x33 cm stane 7 debelih registratora i jedan tanji cca 25 kg papira)
• odnosno broj kutija za sitne stvari i pribor iz ormara i stolova (koriste se iste kutije kao i za dokumentaciju)

Sve navedeno može biti ili:
– sastavni dio zahtjeva za ponudom koji se može poslati na naš kontakt mail
– Ili takav popis može napraviti naš djelatnik zadužen za procjenu selidbe

Nakon što ima potrebne podatke MRAV šalje ponudu za preseljenje poslovnog prostora.

Priprema selidbe od strane naručioca:

Pripremu može obaviti naručilac ili MRAV.

Priprema se sastoji od pripreme namještaja (ponekad sa demontažom), zaštite eletkroničke opreme te pakiranja sitnih stvari i dokumentacije. Ponekad je potrebno osigurati i parkirni prostor za vozila koja obavljaju selidbu.

Priprema namještaja:

• Priprema treba biti obavljena prije nego započne transport.
• Sav namještaj treba biti u potpunosti ispražnjen od sadržaja bilo koje vrste.
• Police koje nisu pričvršćene trebaju biti izvađene iz ormara i ostalog namještaja (najčešće to obavlja MRAV).
• Sav namještaj koji ima vrata ili ladice sa ključevima treba biti zaključan a ključevi izvađeni i pospremljeni zasebno jer se u transportu mogu slomiti.
• Sva vrata i ladice trebaju biti zalijepljeni ljepljivom trakom kako bi se spriječilo njihovo otvaranje tokom transporta (najčešće to obavlja MRAV). Kad je u pitanju namještaj sa klasičnom politurom i/ili lakom treba izbjegavati lijepljenje trake direktno na namještaj kako kasnije skidanje trake ne bi oljuštilo polituru ili lak.
• Označavanje namještaja: vidjeti dalje pod “Označavanje namještaja, opreme i kutija:”

Demontaža i ponovna montaža namještaja:

Ponekad uredski namještaj nije moguće seliti u komadu zbog njegovih dimenzija ili zbog težine pa ga je potrebno demontirati a nakon preseljenja ponovo montirati tj sastaviti. Potrebu za demontažom najčešće ocjenjuje djelatnik MRAV-a kod procjene selidbe. Demontažu može obaviti stolarska ekipa MRAV-a ili naručilac u vlastitom aranžmanu.

Zaštita uredske elektroničke opreme:

• Sva krupnija uredska elektronika (na pr PC, LCD) treba biti odspojena ali ne i pakirana u kutije. Ako postoji originalna ambalaža onda je preporučljivo da naručilac priredi ambalažu ali da ne pakira uređaj.
• Kabeli koji pripadaju pojedinim uređajima trebaju biti pričvršćeni na uređaj kako se ne bi miješali sa ostalom opremom ili zasebno pakirani u kutije kao sitne stvari
• LCD monitori trebaju biti zamotani u mjehurićastu foliju tako da se na ekranu nalaze 2 sloja folije (najčešće to obavlja MRAV).
• Označavanje opreme: vidjeti dalje pod “Označavanje namještaja, opreme i kutija:”
• MRAV preuzima opremu u gore navedenom stanju i prenosi ju u vozilo na mjesto pripremljeno za transport osjetljivih uređaja

Sva elektronička oprema je u transportu primjereno zaštićena. Kako je po svojoj prirodi rabljena stacionarna elektronička oprema znatno osjetljivija na transport od nove opreme ne postoji garancija da će nakon ponovnog uključenja na odredištu ispravno funkcionirati. Stoga vrlo naglašeno preporučujemo da tamo gdje je to primjenjivo prije preseljenja naručilac napravi sigurnosne kopije podataka kako bi se osigurao od njihovog gubitka.

• Kutije trebaju biti primjereno zalijepljene. Kad se pakiraju registratori, knjige, staklo, keramika, porculan i ostali teški materijali potrebno je da samoljepljiva plastična traka širine 5 cm prelazi rukohvat cca 1-2cm
• Kutije trebaju biti punjene do vrha osim ako je u pitanju sadržaj koji se može lako oštetiti
• Sve kutije koje pakira naručilac a imaju lomljivi sadržaj trebaju biti označene velikom, dobro vidljivom, oznakom na gornjoj strani sa „LOMLJIVO“ pisano rukom ili MRAV naljepnicama koje dajemo besplatno uz kutije. ( na mjestima gdje osoblje ne govori hrvatski a pakira kutije to može biti engleska riječ „FRAGILE“ pisana rukom ukoliko se ne koriste gotove MRAV naljepnice).
• Ako se koriste MRAV kutije za selidbe onda se registratori pakiraju u veće kutije 33x33x66cm a nezavisni papiri, knjige itd u manje kutije 33x33x45cm
• Kad se registratori slože kako je prikazano na slici postiže se:
  o Najveća iskoristivost prostora u kutiji
  o Najveća čvrstoća u transportu što čuva kutiju odnosno sadržaj od oštećenja
• Označavanje kutija: vidjeti dalje pod “Označavanje namještaja, opreme i kutija:”
• Grupiranje kutija: poželjno je da se kutije koje idu na jedan kat drže odvojeno od kutija koje se sele na neki drugi kat koliko je to god više moguće. Time se znatno olakšava i skraćuje vrijeme sortiranja.
• Prohodnost prostora: Kako se u kamion uvijek prvo slažu krupne stvari a zatim sitnije vrlo je poželjno da sve kutije, biljke, uredska elektronika i sitniji inventar budu složeni u kutovima prostorija i uz zidove kako bi prolazi za iznošenje krupnih stvari bili što širi.

          

Pakiranje sitnih stvari i dokumentacije u kutije:

Ukoliko na odredišnoj adresi ima više prostorija ili više prostorija na različitim katovima u koje se raspoređuje namještaj, oprema ili kutije sa sitnim stvarima i dokumentacijom onda je neophodno označiti namještaj, opremu i kutije na slijedeći način.

Označavanje namještaja, opreme i kutija:

• Svaka stvar (ili biljka) koja se seli treba biti označena brojem kata i brojem prostorije u koju ju treba dopremiti. (Ako se na odredištu radi o velikim zajedničkim uredima umjesto brojeva prostorija se trebaju koristiti uzastopni brojevi sekcija.) Ukoliko naručilac uz brojčane oznake kata i prostorije želi dodati i ime osobe koja koristi stvari, može to učiniti.. Međutim imena osoba NIKAKO nisu prvi i osnovni podatak na bazi kojeg će ekipa za selidbu raspoređivati stvari na odredišnoj adresi.
• Oznake treba ispisati debelim flomasterom a visina teksta je cca 5 cm
• U slučaju da se neke stvari ne sele već ostaju u starom prostoru trebaju biti označene oznakom NE SELI SE.

 Primjer označavanja ( oznaka znači 4-kat soba 417 A)Uz brojčane oznake kata i prostorije se može dodati i ime korisnika stvari, na pr. JURIĆ

• Kod svih vrsta namještaja (ormari, police, stolice, komode, dijelovi namještaja, vješalice itd) se oznaka stavlja na prednju stranu
• Kod opreme (PC-ovi, ekrani, printeri, faksovi, projektori, aparati za vodu, hladnjaci, grijalice itd) se oznaka stavlja na prednju ili gornju stranu ako je to moguće. Oznaka se ne stavlja nikada na donju stranu opreme jer se onda ne vidi.
• Kod kutija se oznaka stavlja na gornju stranu. Ukoliko se kutije koriste više puta nevažeće oznake trebaju biti jasno prekrižene

Parkirni prostor:

Ukoliko se poslovni prostor iz kojeg se seli ili prostor u koji doseljava nalazi u dijelu grada koji je saobraćajno jako opterećen potrebno je da naručilac od gradskih vlasti ishodi dozvolu za parkiranje na određenoj adresi za točno određeno vozilo (ili više njih) na dan selidbe u predviđenom periodu dana. Formular zahtjeva kao i kopije prometnih dozvola vozila koja će sudjelovati u selidbi MRAV šalje naručiocu e-mailom ili faksom. Na svaki zahtjev dolazi 70 Kn biljega (stanje 01-01-2014). Za dobivanje parkirne dozvole je obično dovoljno oko 5 radnih dana.

Selidba:

Ako su prethodni koraci napravljeni u skladu sa opisanim onda selidba ureda može biti i jednostavno i ugodno iskustvo. U dogovoreno vrijeme dolazi ekipa za selidbu sa vozilom, iznosi stvari i pakira ih u kamion, te ih prema rasporedu dovozi na odredište i raspoređuje u novom prostoru.

Transport sefova, protupožarnih ormara i ostalih posebnih tereta:

Transport sefova, protupožarnih ormara i drugih predmeta velike težine i/ili velikih dimenzija spada u kategoriju transporta specijalnih tereta. Za takav transport se koriste posebno razvijene metode rada kao i posebna oprema.

Za svaki pojedini predmet te vrste uvijek se radi zasebna priprema i obračunava se po zasebnoj procjeni.
Ako se takav transport obavlja u okviru selidbe poslovnog prostora zajedno sa drugim stvarima, u ponudi će biti istaknut kao zasebna stavka.